Suche Dokumentscanner (PDF) für Betrieb

Wonach ich recherchiere hört sich an wie ne Eierlegende-Woll-Milch-Sau, solche Lösungen gibt es aber sicher schon:

Aus rechtlichen Gründen müssen in unserem Betrieb Papierunterlagen (Beauftragungen) erstellt, doppelt unterschrieben (p.p.A.) und gefaxt werden.

Wir wollen uns des ganzen Papiers dadurch entledigen:

• ein Gerät, was Papier zu PDF scannt
• diese PDF möglichst OCR't
• diese PDF gerne per eMail (hausintern) versendet und/oder
• diese PDF auf einen Server speichert
• den Scan an Telefonnummer X faxt.

Möglichst sollte es sein:
• ein stand-alone-Gerät (ohne separaten PC, sondern wie ein Photokopierer, da Multi-Abteilungs-Benutzung)
• mit einspeicherbaren Kurzwahltasten
• mit einspeicherbaren eMail-Adressen


Kann hier jemand einen Tipp geben!??


Johannes

 

Ich hab bei mir im Büro einen Nashuatec DSm615 (Baugleich mit Ricoh) der die meisten deiner Anforderungen erfüllt.
Grösster Nachteil: die meisten Features funktionieren nur unter Windows! Nur Drucken A4 ist mit Gimp-Treibern machbar. Da ich aus anderen Gründen leider immer noch eine gemischte Hardware-Umgebung vorhalten muss kann ich damit leben.

Wäre selber auch an einer reinen Mac OS X Lösung sehr interessiert!

Gruss Christoph

 

Der erste Schritt wäre festzustellen wie hoch Euer Papieraufkommen ist.
Wie viele Seiten in welcher Zeit ?

Sind es lose Blätter, einseitig/zweiseitig ?

Es gibt gute Dokumentenscanner, zuverlässige Geräte kosten aber schnell mal deutlich ab 1000E, darunter gibt es eigentlich nur Heimgeräte.

Die Zuverlässigkeit der Papierführung und Scangeschwindigkeit ist mir wichtiger als jede Funktion theor. erschlagen zu können. Letztendlich kann man nicht alles lösen (oder nur mit sehr hohem Kapitaleinsatz)

So einen einfachen Dokuscanner (Fax, Scanner, Drucker) habe ich hier, 30 Seiten Scannen erfordert ein lange Pause. Dann auch nur einseitig. Müßte ich es täglich nutzen, wäre es nicht tauglich.

PDFs erzeuge ich mit Adobe Acrobat, ein brauchbares OCR kenne ich nicht. Tippfehler sind bei mir (technische Daten) fatal, außerdem gehen immer die Seitenformatierungen / Grafiken verloren.

Prinzipiell kann man den Scan erhalten und dahinter unsichtbar den OCR Text legen. Das Dokument ist durchsuchbar, zeigt aber immer den echten (fehlerfreien) Scan an.

Ich maile diese PDF Dokumente und rechne sie nur bei Bedarf kleiner. Manche Empfänger können eben max 5MB empfangen.

 

Also es handelt sich um einseitig bedruckte Blätter, eigentlich s/w, bis aufs Firmenlogo nur Text. Die OCR Funktion (im PDF dann hinterlegt) sollte eben nur für die Recherche im Dokumentenarchiv sein, muss also nicht 100 % sein.
Die PDF sollten zentral gespeichert werden für Kollegenvertretungen bzw Archiv. In Ausbaustufe 2 würde ich beständig den Acrobat Catalog drüber laufen lassen, dann Volltextrecherche

Es fallen so max. 100 Blatt/Tag an, schätze ich.

Bei Canon gibt es Dokumentscanner, beidseitig, angeblich 25 Seiten/Minute incl. OCR und PDF Fuktion; angeblich sehr guter Blatteinzug und -Transport. Auch eMail-Fkt., aber das ganze hängt dann an einem Windows, was letztlich auf einen Arbeitplatz auf dem Bürogang hinausläuft und nicht auf einen "Photokopierer", wo ich mal eben ein Blatt drauf lege und weiter gehe.

Hat noch jemand nen Tipp oder weitere Hinweise?



Johannes